Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Onderzoeken

De Rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW- of uitkeringsgegevens) en soms bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens). Voorafgaand aan elk onderzoek wegen we zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat we het onderzoek met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.

Voor onze onderzoeken verwerken we soms ook persoonsgegevens die we hebben opgevraagd bij de gemeente of bijvoorbeeld bij een gesubsidieerde instelling. Zij zijn op grond van de gemeentewet verplicht deze gegevens aan ons te verstrekken. Deze gegevens verwerken we zonder u daarover afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken we in onze rapporten. Uw persoonsgegevens zullen we niet openbaar maken of met anderen delen.

Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Sporadisch kan het voorkomen dat we u om bijzondere persoonsgegevens vragen (zoals medische gegevens) als we bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat wij u om toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar zullen maken. Alleen met uitdrukkelijke toestemming zullen we naam en functie opnemen in ons rapport.

Onderzoekgerelateerde activiteiten

Contact met politici

Van politici die verbonden zijn aan de gemeente Leiden of aan de gemeente Leiderdorp registeren we naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waarvan zij lid zijn. Bij het benaderen van leden voor ons onderzoeksprogramma of onze onderzoeken nemen we een zo groot mogelijke spreiding in politiek overtuiging in acht.

Beveiliging

We nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus en hebben daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met betrekking tot openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan. 

Bewaartermijn

We bewaren verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waarvoor gegevens zijn verzameld.

Bewaartermijn onderzoeken

Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen één jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, zullen de persoonsgegevens na publicatie worden gewist.

Bewaartermijn bij onderzoeksgerelateerde activiteiten

De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of een commissie. Binnen drie maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens.

Na een evenement of bijeenkomst verwijderen we de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.

Delen met anderen

We verstrekken gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die gegevens verwerken in onze opdracht (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via rekenkamer@leiden.nl of via 06 - 434 86 720.